私が普段使っている、資料作成時のミスを減らすテクニックをご紹介します。

知っているのと知らないのでは大違いかも

今回はWeb関連の話題ではありません。Officeソフトのお話です。Officeソフトは程度の差があれ、ビジネスパーソンであれば、誰でも使うソフトだと思います。事務職の方はもちろんですが、営業の方が、今月の案件一覧表を作ろうとすれば、Excelを使うでしょうし、プレゼン資料や提案書を作る場合には、PowerPointを使う、顧客向けの契約書や挨拶状などのレターを作るためには、Wordが必要になってくると思います。しかし、こういった資料作成の時にミスが多いのはよくありません。場合によってはクレーム問題になってしまう可能性もあります。ミスを防ぐことができるようにOffice製品の各ソフトも便利な機能が用意されています。
今回は私がよく使っているテクニックをご紹介します。

置換(ちかん)機能

ドキュメント内にある特定の文言を置き換えることができる機能です。例えば、普段使っている契約書の雛形のWord文書や顧客向けに提出予定のPowerPointの資料などの会社名を入力する際に、1箇所ずつ訂正するのではなく、変更前の会社名、変更後の会社名を指定すれば、ボタン一つで変更することができます。この機能を使っていれば、契約書や提案書などを使いまわした時に相手先の会社名が間違っているというようなリスクを減らすことができます。
契約書や提案書などは全て1から作成することはむしろ珍しいと思います。何らかの雛形や過去の資料を流用して、追加や編集していくことになるわけですから、「必ずこの機能を使う」ぐらいの慎重さがあってもいいかもしれません。

【参考】置換機能の使い方
https://support.microsoft.com/ja-jp/help/906326

校正(こうせい)機能

顧客や取引先に提出する資料でも誤字脱字を見受けることがたまにあります。校正機能は文章を書く時にタイプミスした場合や、文脈がおかしい場合などに指摘してくれる機能です。素晴らしい内容の資料だとしても、誤字が多くては取引先の方は読んでもらえないかもしれません。印刷する前に、メールに添付して送信する前に確認する習慣すると良いと思います。

なお、私は大切な取引先とのメールの場合には、メールソフトに直接入力せずに、一旦はWordに下書きします。Wordの校正機能が使えて誤字脱字をしてしまうリスクを減らすことができますし、入力途中でメール送信するミスも防ぐことができます。

【参考】スペル チェックと文章校正を行う方法
http://www4.synapse.ne.jp/yone/word2016/word2016_kouety_bunsyokousei.html

ファイルサイズを小さくする

PowerPointの資料をメールで送る時に便利な機能です。画像などの素材データが多く添付している場合、PowerPointのデータ容量が大きくなってしまいます。容量が大きいサイズのメールを送ってしまうと、相手方も受信するために時間がかかってしまうために避けた方が良いでしょう。以下の方法でできる限りファイルサイズを小さくしてから送るようにしましょう。

【参考】パワーポイントのファイルサイズを圧縮する方法
http://uxmilk.jp/14101

ドキュメントの検査

Officeのドキュメントをデータのまま、メールで送る場合などには、「ドキュメントの検査」を使って、コメントや個人情報などを削除しておいた方が安全です。
特にコメントを挿入した場合、画面上で全て削除したかどうかを見つけにくいと思います。提出資料で社内のコメントが外部に流出してしまった!となりかねませんので、注意しておきたいところです。

【参考】ドキュメントの検査
https://hamachan.info/win7/Office/document.html

 

重複データの削除

これはExcelの機能ですが、こちらも資料作成時のミスを防ぐことができます。例えば、DM送付用に顧客リストなどを作っている場合に大量の件数(レコード)があれば、重複を目視で見つけることは難しくなります。以下の手順で重複を削除すれば、二重でDM送付するようなミスを防ぐことができます。

【参考】重複データの削除
http://blog.jmiri.net/?p=1949

 

まとめ

ほんの少しの工夫と時間でミスは少なくすることができます。誰かの参考になれば幸いです。