在宅勤務について考えた。Web会議をストレスなく進めるために

本格的導入の段階に入る「在宅勤務」

時節柄、本格的に在宅勤務(テレワーク)に取り組み始めたという企業も多いことでしょう。以前からリモートワーク制度が整備されている企業であれば、「今回の騒動でも通常どおりに業務を行っていて、特に支障がない。」というお声がある一方で、これまでリモートワークを導入せずにいた企業の場合、不慣れなことでなかなか上手く運用できないというご意見もあるのかもしれません。

この記事の目的は、在宅勤務の賛否を論じたり、必要な機材を紹介するということではなく、在宅勤務時のストレスの問題を取り扱ってみたいと思います。複数回にわけて紹介したいと思いますので、第1回は、ストレスのない(少ない)Web会議システムの進め方についてご紹介します。

この記事の対象者は、今まで在宅勤務やリモートワークに取り組んだことがない、あるいは少ない中小企業や個人事業の方を対象に考えています。

ツール(Web会議システム)に偏りなく、どのツールを採用していたとしても、共通で使えるノウハウをご紹介しますので、宜しければお付き合いください。

私は心理学の専門家ではありませんので、これまでの個人としての経験に基づいて、役に立つと思えるものをご紹介します。
ちなみに私は会社員時代の東日本大震災の発生後に初めて短期間の在宅勤務経験し、2018年にフリーランスになってからは自宅の1部屋で仕事をしています。

初期段階ではWeb会議システムをサポートする補佐役は必要

普段、会社の会議室に集まって対面で会議する場合と異り、Web会議の場合は、Web会議システムで主催者がルーム(バーチャルの会議室)を用意して、会議参加者にURLを共有するところから始まります。

そんな事、当たり前じゃないと思われたかもしれませんが、会議数分前に「え?今日は誰がWeb会議準備するの?」、「え?」みたいな状況に遭遇した経験が何度もあります。

部署内の会議では、部門の最上位の管理職が主催者かもしれませんが、シニア管理職がWeb会議システムの操作に不慣れなことも多いため、ITリテラシーが高い方が補佐役を買って出る必要がありそうです。

会議前に準備時間を設けて順次集合を促す

1対1の会議や打ち合わせであれば、このような配慮はもちろん不要ですが、複数人が集る会議の場合、「いっせいのーで」で接続して、すぐに会議を始める事自体に無理があると思います。「時間を守るのはビジネスマナー、社会人としての常識」とのご意見があることも承知していますが、不慣れなWeb会議で回線が不調で上手く繋がらなかったり、操作が分からなかったりする可能性は誰にでもあることです。会議が予定通り進行にできず、全員がストレスを抱えるよりも、準備時間を設けて必要なサポートをする方がベターだと思います。

資料共有は事前に確実に行う、できない場合には画面共有。

Web会議となると、パソコンの画面でお互いの表情を確認しながら、話すことになります。ただ、この時に会議をしながら同じ画面でキーボードを操作することが心理的に難しくなります。
会議の資料は紙が良いという方も多いため、資料は事前に共有しておいた方が良いのは言うまでもありません。参加者の方が印刷する時間を考慮すると、30分-1時間前には共有しておく必要があります。
ただ、「自宅にはそもそもプリンターがない!」ということも多いようです。
その場合には、発表者の資料を画面共有して、手書きのノートでメモを取ることが一番確実かもしれません。

できるだけ、1人1アカウントで利用して、オープンに話す。

これもよくありがちなのですが、一部、社内に残っているメンバーが複数人参加する場合に1台のパソコンで接続し、それ以外のメンバーが在宅というケース。突然、音声をミュートにして、在宅のメンバーを残してひそひそ話を始める。これは在宅で参加しているメンバーからすると不安でしかありません。全てオープンで話すことは徹底するぐらいの意識が必要で、もし一部の参加者とのみ打ち合わせする必要があれば、改めてWeb会議を招集する方が宜しいかと思います。

顔色や表情は伝わりづらい。少し大袈裟なうなづき、ジェスチャーを

Web会議の席上で、発表者になった時に誰しも感じると思います。「聞こえている?」、「伝わっている?」と。
参加者の皆さんは、うなづきやジェスチャーをして発表者の方に内容が伝わっているとサインを送ってあげてください。あと、質問がある場合には、いきなり話始めると会話が衝突しやすいため、手を上げてから発言するのが良いですね。

複数双方向での会話は難しい。チャットやクラウドツールを併用する。

Web会議システムの場合、複数双方向での会話は不向きです。ディスカッションやブレインストーミングは、Web会議システムの「チャット」機能や、Google Docs や Google Sheets などのクラウド上で共同編集できるツールを併用する必要があります。

会議終了前には必ず質問をできる時間を設ける

Web会議システムでの会議の場合には、複数双方向の会話は難しいことは述べました。ですから、会議参加者からすると、発表者が発言中に質問を挟むことをどうしても躊躇してしまいます。加えて、音声が聞き取れないことは往々にしてあるわけですから、必ず会議の最後には自由に質問できる機会は必要だと思います。質問でなくても最後に1人ずつ意見を述べるぐらいの心積もりの方がメンバーの一体感を維持できるかもしれません。

最後に

導入当初は不慣れことが多く、非効率な部分のみが目に付くかもしれませんが、Web会議ならでは魅力もあります。今までの私の経験から思い付く限りあげてみます。

  • 場所に拘束されない。
  • 移動時間、移動に関する旅費交通費が不要。
  • 対面ではできなかった会議体でも開催しやすい。
  • 対面に比べて、気軽に回数を増やして会議できる。
  • 発表者の話を聞くスタイルがメインのため、理解力が高まる。
  • 資料を共同で編集することで、理解や解釈のバラつきが出にくい。

メリットも沢山あると思います。これからの時代にあわせて上手く付き合っていきたいものですね。
お役にたてるかわかりませんが、最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。

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